Zo regel je de lunch, van eerste keuze tot alles verrekend.

Voor je begint: jullie team en menu

Maak een account en een organisatie aan, of sluit je aan via een uitnodiging van je team. Iedere deelnemer gebruikt een eigen account. Inloggen kan met e-mail en wachtwoord of, als Microsoft-login is ingeschakeld, met Microsoft.

Een eigenaar of beheerder voegt jullie lunchplekken toe als locaties. Elke locatie heeft een eigen menukaart met gerechten en prijzen. Je kunt meerdere locaties bewaren, zodat jullie de volgende keer ook ergens anders kunnen lunchen.

1. Kies de lunchplek en sluitingstijd

Open een bestelronde voor een opgeslagen locatie en stel in tot wanneer collega’s kunnen bestellen. Wil je laten bepalen wie de bestelling ophaalt? Zet dan bij het aanmaken roulette aan.

Organisatieleden kunnen een ronde starten. Het menu van de gekozen locatie vormt de basis voor de keuzes in die ronde.

2. Laat je collega’s weten dat ze kunnen kiezen

Deel de link naar de ronde met je collega’s. Met een actief, geverifieerd Teams- of Telegram-kanaal krijgt jullie groep automatisch een melding bij het openen. De link brengt deelnemers naar Koning Snack.

In de browser loggen ze in met hun eigen account en openen ze de ronde van jullie organisatie. Lees meer over de meldingen in Microsoft Teams.

3. Iedereen vult de eigen bestelling in

Collega’s kiezen menu-items, passen aantallen aan en zetten een opmerking bij een gerecht. “Zonder tomaat” blijft zo bij de juiste bestelling staan.

Toch liever iets anders? Zolang de ronde open is, kun je je eigen bestelling aanpassen of verwijderen. Je hoeft daarvoor geen nieuw bericht naar de organisator te sturen.

4. Na de deadline sluit de ronde automatisch

Je hoeft niet zelf op de klok te letten om de ronde te sluiten. Koning Snack sluit deze automatisch op de ingestelde tijd. Daarna kunnen deelnemers hun bestelling niet meer wijzigen.

Als roulette aanstaat, kiest Koning Snack willekeurig één collega uit de deelnemers die iets besteld hebben. Die haalt de bestelling op. De gekozen naam verschijnt bij de ronde.

5. Alles bij elkaar, ook per collega

Het gesloten overzicht toont de complete bestelling én wat iedere deelnemer heeft gekozen. Aantallen, opmerkingen en bedragen blijven zichtbaar. De totalen worden berekend met de bij de bestelling opgeslagen menuprijzen.

Is een prijs bij de leverancier anders, komt er iets bij of krijgen jullie korting? De collega die de betaling regelt kan de bedragen eerst corrigeren. Dat gebeurt voordat het betaalverzoek wordt gedeeld en de bedragen worden vastgezet.

6. Bestel bij jullie vertrouwde leverancier

Gebruik het complete overzicht om de bestelling zelf door te geven aan jullie broodjeszaak, snackbar of andere leverancier. Dat kan via jullie gebruikelijke methode, bijvoorbeeld telefonisch of via de eigen website van de lunchplek.

De leverancier hoeft geen Koning Snack-account te hebben. Koning Snack verstuurt de bestelling niet naar de leverancier en rekent ook niet namens jullie bij die leverancier af.

7. Houd het onderling verrekenen ook bij elkaar

Na controle van de bedragen kan de verantwoordelijke een extern betaalverzoek aan de ronde koppelen en publiceren. Iedere deelnemer ziet daarna het eigen bedrag en kan vanuit Koning Snack het betaalverzoek openen.

De verantwoordelijke registreert ontvangen betalingen, ziet wat nog openstaat en kan openstaande deelnemers een herinnering sturen. Moet iemand anders de betaling regelen, dan kan die verantwoordelijkheid worden overgedragen.

Koning Snack verwerkt het geld niet en krijgt geen automatische bevestiging van de externe betaalprovider. De betaalstatus wordt daarom handmatig bijgehouden. Lees meer over betalingen.

Benieuwd wat er verder kan? Bekijk alle features.